Imagem de Ed Hardie no Unsplash
Se você lida com arquivos digitais, as chances são altas de que já tenha enviado ou recebido docs nos formatos PDF e Word. Embora sejam úteis em diferentes contextos, ambos têm utilizações específicas.
Segundo uma pesquisa publicada recentemente, o PDF é o terceiro formato de arquivos mais utilizado por usuários digitais, atrás apenas do HTML e XHTML. Isso significa que o PDF tem uma popularidade maior do que extensões muito conhecidas, como as imagens em JPG e PNG e, é claro, o famoso Word.
Diante dessa realidade, muitos indivíduos buscam formas de converter documentos do Word e demais formatos em Word, o que pode parecer complexo num primeiro momento. Na realidade, a conversão é simples e pede somente algumas etapas. No texto abaixo, vamos explicar como preparar a tarefa!
Como preparar documentos de Word para PDF?
Transformar um documento do Word em PDF vai além de apenas mudar a extensão do arquivo — trata-se de garantir que o conteúdo seja preservado, o layout mantido e o tamanho adequado para o envio. Para isso, é essencial seguir algumas etapas simples que ajudam a evitar falhas comuns, como incompatibilidades, perda de formatação ou arquivos muito pesados.
A seguir, confira um passo a passo com dicas práticas para preparar corretamente seus documentos no Word antes de convertê-los em PDF e garantir que o resultado final seja profissional e funcional.
1. Conheça as formas de converter documentos de Word para PDF
A primeira coisa que precisa saber para preparar documentos no Word para enviar em formato PDF é quais são as maneiras de realizar a tarefa. Basicamente, existem três principais: os softwares, os apps e as plataformas online. Dentre elas, a última alternativa é a mais simples, pois dispensa o download.
O Smallpdf é um exemplo de plataforma online que converte Word para PDF gratuitamente e sem a necessidade de experiência na área, de modo que vamos explorar a opção no próximo tópico. Tudo o que precisa saber para começar é que existe mais de uma forma de converter arquivos e evitar erros.
Vale lembrar que cada método possui suas próprias vantagens e limitações. Enquanto os softwares oferecem mais controle e recursos, as plataformas online priorizam a praticidade. Avaliar o que melhor se encaixa em sua rotina é essencial para uma conversão eficiente.
2. Realize a conversão em um editor de PDF online
Continuando do item anterior, o segundo passo consiste em efetivamente converter os arquivos do Word em PDF. Para isso, tudo o que precisa fazer é acessar a plataforma do Smallpdf, enviar o doc no formato do editor de textos da Microsoft e aguardar o processo ser concluído, baixando-o em seguida.
Alguns aspectos notáveis que vale a pena aprender sobre os editores dessa natureza incluem o fato de que a conversão não reduz a qualidade dos arquivos consideravelmente, que não é necessário ter conhecimentos aprofundados na área e que o processo é reversível, não alterando o arquivo original.
Além disso, a maioria dessas plataformas garante a segurança dos dados por meio de criptografia e exclusão automática dos arquivos após determinado tempo, o que contribui para uma experiência segura durante o uso.
3. Considere a compressão para diminuir ainda mais o tamanho
Os arquivos no formato PDF têm tamanho reduzido quando comparados com aqueles criados em um software de edição de textos como o Word. Mesmo assim, eles ainda podem ser pesados em alguns contextos, o que nos leva à uma possibilidade alternativa dos editores de PDF: a compressão de docs!
O recurso está presente em ferramentas de edição de PDF, como é o caso do Smallpdf, e reduz ainda mais o tamanho dos arquivos. Nesse caso, existirá uma diminuição visual da qualidade, mas o quanto o documento será comprimido cabe ao usuário. O importante é que o arquivo tenha o tamanho certo!
A compressão é especialmente útil quando se precisa enviar arquivos por e-mail ou plataformas com limite de tamanho, garantindo que o conteúdo chegue ao destino sem erros de envio ou necessidade de dividir em partes.
4. Faça modificações nos documentos conforme a necessidade
Seguindo o que falamos nos dois itens anteriores sobre a preparação de documentos do Word em editores de PDF, precisamos mencionar que a conversão e a compressão são apenas dois dos recursos presentes em plataformas dessa natureza. É possível modificar arquivos como quiser antes do envio.
Isso significa que, mesmo se não tiver o Microsoft Word instalado no computador, você tem a chance de preparar o documento adequadamente a partir de um navegador de internet. É possível também girar os arquivos, excluir e excluir páginas, mesclar múltiplos documentos e incluir a assinatura digital.
Com tantas opções de personalização, você pode adaptar cada documento às necessidades específicas do destinatário, tornando o envio mais profissional e eficiente sem depender de programas pagos ou complexos.
5. Cheque se o arquivo abre corretamente antes de enviar
O penúltimo ponto de preparação de documentos para evitar erros consiste na checagem do arquivo. Isto é: após a conversão, você deverá abri-lo e conferir se tudo está correto. O Smallpdf é um recurso que não os corrompe dados, mas você pode encontrar um erro que deixou passar antes da conversão.
É especialmente interessante que confira os hiperlinks que existem nos arquivos, a fim de garantir que eles redirecionem para os endereços corretos. E essa dica não é exclusiva da conversão de arquivos de Word para PDF: qualquer tarefa digital que envolva arquivos deve ser checada com muita atenção.
Essa verificação final ajuda a transmitir mais credibilidade e demonstra cuidado com o conteúdo, seja em apresentações formais, envios acadêmicos ou propostas comerciais.
6. Mantenha uma cópia original do documento na nuvem
Para finalizar, temos uma dica que nem sempre é considerada: a manutenção da cópia original do que foi convertido e enviado. Após transformar o documento do Word em PDF, recomenda-se que o doc criado no programa da Microsoft seja mantido, a fim de que tenha um backup caso perca o doc novo.
Você pode manter os documentos salvos nos dispositivos, mas o mais indicado costuma ser o serviço de armazenamento em nuvem. Considerando que precisa da internet para acessar o conversor online, isso significa que também conseguirá baixar o documento original do Word da nuvem caso necessite.
E essas são somente algumas instruções sobre preparar documentos no Word para enviar no formato PDF e evitar erros comuns. O mais importante é que esteja sempre bem informado e que faça uso das ferramentas adequadas. Com isso, as chances de um envio bem-sucedido aumentam tremendamente!
